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Gestión documental: detección y gestión de inconsistencias

La documentación, tanto en papel como en formato electrónico, es un elemento fundamental de la sociedad de la información. Es el modo más usado para almacenar, guardar e intercambiar información en la mayoría de las actividades desarrolladas actualmente en el contexto humano, por lo que la información y el conocimiento que contienen debe ser correcto y claro, evitando así cualquier posibilidad de confusión y contradicción. Pero este objetivo no es trivial y depende de múltiples factores.

Es difícil encontrar organismos que gestionen el movimiento de su documentación de una manera centralizada y formal, y suele ser habitual encontrar conjuntos de documentación heterogénea, que no ha seguido una formulación única en su generación, y con múltiples estructuras. Este hecho genera ciertos problemas que se centran en la aparición de inconsistencias o "incoherencias" en dicha documentación.

En este contexto se entiende por inconsistencia o "incoherencia" la falta de coherencia entre documentos relacionados (problemas de relaciones cruzadas), detectadas por la comparación de los contenidos de los documentos con los contenidos de las normas u otros documentos a los que hacen referencia, por la comparación de los propios documentos entre sí, o por el análisis de su estructura. En general una inconsistencia vienen causadas por la existencia de información redundante o contradictoria, o incluso por la perdida de información perdida o información errónea.

Las consecuencias que se extraen de la existencia de inconsistencias, y de la incapacidad de realizar una gestión documental coherente, se generalizan en la aparición de problemas no solo técnicos, sino también en problemas legales, sociales y económicos, al disponer de una documentación que puede provocar confusiones, errores o perjuicios a las entidades usuarias de la misma.

La aparición de estos problemas, que no solo afectan a la entidad u organización generadora de la documentación, sino que también puede llegar a provocar repercusiones sociales, justifican el interés en estudiar las técnicas que la ciencia y la tecnología ponen a disposición para la detección de estas inconsistencias, su eliminación y el establecimiento de alguna metodología que evite su repetición.

En esta línea de investigación, en base a la aplicación de distintas técnicas de softcomputing (reconocimiento de patrones, Latent Semantic Analysis, minería de datos y textos), y de representación formal mediante el uso de gramáticas y semántica, se abordan diversos aspectos de la gestión documental:

• Interpretación de contenidos.
• Detección y eliminación automática de inconsistencias.
• Coherencia documental.

Elemento central del estudio es la detección automática de las incoherencias documentales. Se ha detectado que la falta de coherencia documental afecta a sectores tan dispares como el sanitario, el jurídico o el sector construcción. Esta línea de investigación ha centrado su estudio en los siguientes sectores, a través del desarrollo de diversos proyectos de investigación: sector eléctrico, sector ferroviario, sector científico, sector financiero y contable, sector construcción, sector energético, sector seguridad y defensa.

Proyectos relacionados:

• DOCNOR
• GIDIN

Publicaciones relacionadas:

S. Martín, G. I. Sáinz, Y. Dimitriadis. Hybrid approach for incoherence detection based on neuro-fuzzy systems and expert knowledge. 12rd International Conference on Enterprise Information Systems (ICEIS 2010). Funchal - Madeira (Portugal), Junio de 2010.

S. Martín, V. Arribas, G. I. Sáinz. "Detection of incoherences in a document corpus based on the application of neuro-fuzzy system". Proceedings del 10th International Conference on Document Analysis and Recognition (ICDAR 2009). Barcelona (Spain). Julio 2009.

S. Martin, G.I. Sainz, Y. Dimitriadis. "Detection of incoherences in a technical and normative document corpus". Proceedings del 10th International Conference on Enterprise Information Systems (ICEIS 2008), vol II Artificial Intelligence and Decision Support Systems, pp 282-287, Barcelona (Spain). Junio 2008.

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